Genehmigungs-CockpitBaustellen. Bescheide. Alles im Blick.
Noch keine Genehmigungen erfasst.
Lege über + Hinzufügen → Selbst ausfüllen den ersten Vorgang an.
Sondernutzung Gehweg Halteverbotszone (genehmigt) Beantragt, in Bearbeitung Geplant, noch zu beantragen Heute
Pin-Farbe = dringlichster Status der Baustelle. Baustellen ohne Koordinaten erscheinen nicht auf der Karte.
Kommunen & Behörden
Die richtigen Kontakte für eure Baustellen.
Kontakte und Bearbeitungsdauer könnt ihr direkt ergänzen und aktuell halten.
Eingang prüfen
Vorschläge zuordnen, Angaben prüfen und übernehmen.
Noch nichts im Eingang.
Mails an auftrag@jenny-geruestbau.de landen hier automatisch als Entwurf –
geprüft und übernommen wird nichts, bevor du es hier bestätigst.
Gut zu wissen
Weniger suchen. Den nächsten Schritt kennen.
Von der ersten Baustelle bis zum letzten Bescheid: Hier findet ihr die wichtigsten Abläufe für euren Alltag.
Der erste Schritt
Neue Baustelle, klarer Start.
Adresse, Zeitraum und Genehmigungen gemeinsam erfassen. Auch ganz ohne E-Mail oder KI.
Schritt für Schritt
„Hinzufügen“ öffnen und „Selbst ausfüllen“ wählen.
Bestehende Baustelle auswählen oder Adresse und Kunde eintragen.
Gehwegnutzung und die benötigte Halteverbotszone wählen. Zeitraum, Behörde und tatsächlichen Stand eintragen.
01Post vom Amt
Bescheid da. Was jetzt?
Original und Vorschlag nebeneinander prüfen. Du entscheidest, welche Angaben übernommen werden.
Schritt für Schritt
Mail an auftrag@jenny-geruestbau.de weiterleiten oder ein Dokument über „Hinzufügen“ auswerten lassen.
Im Eingang „Prüfen“ öffnen. Original mit Aktenzeichen und Zeitraum vergleichen.
Passenden Vorgang wählen oder „Vorgang neu anlegen“. Erst „Übernehmen“ speichert die Angaben in den Genehmigungen.
02Mehr Zeit benötigt
Die Baustelle dauert länger.
Fristen im Blick behalten und eine Verlängerung vorbereiten, bevor die Genehmigung ausläuft.
Schritt für Schritt
Im Überblick die Genehmigung öffnen und „Verlängern“ wählen.
Neues Enddatum und Empfänger prüfen. Mailentwurf im eigenen Mailprogramm senden.
Erst nach dem Versand als beantragt markieren. Den späteren Bescheid prüfen und die Verlängerung bestätigen.
03Genau hinschauen
Passt der Eingang wirklich?
Unklare Zuordnungen und ähnliche Nachrichten anhand der Originale klären.
Schritt für Schritt
Die KI macht einen Vorschlag. Prüfe besonders Baustelle, Genehmigungsart, Behörde und Datum. Eine alte KI-Notiz kann sich auf einen früheren Datenstand beziehen.
Bei ähnlichen Nachrichten die Originale vergleichen. „Verwerfen“ entfernt den Vorschlag aus den offenen Eingängen. Unter „Bearbeitet“ kannst du ihn wieder aktivieren.
04Sauber abschließen
Fertig gebaut. Gut abgelegt.
Abgeschlossene Vorgänge als erledigt markieren und den Verlauf nachvollziehbar behalten.
Schritt für Schritt
Im Überblick „Baustelle fertig – erledigt“ wählen. Den tatsächlichen Abbau prüfen; bei einer gesonderten Abbau-Halteverbotszone bleibt die entsprechende Aufgabe zu beachten.
„Löschen“ entfernt eine Genehmigung samt Kommentaren und Verlauf endgültig. Für einen abgeschlossenen Vorgang „erledigt“ verwenden.
05Direkter Draht
Die passende Behörde parat.
Kommunen selbst anlegen, Ansprechpartner ergänzen und vorhandene Kontaktdaten bearbeiten.
Schritt für Schritt
Unter „Kommunen“ eine Behörde hinzufügen oder „Bearbeiten“ wählen.
Zentrale Kontaktdaten und weitere Ansprechpartner mit ihrer Rolle ergänzen.
Bearbeitungsdauer und Gebührenhinweis prüfen. Mit „Speichern“ werden die Angaben für das Team aktualisiert.
06
Vier Farben. Ein klarer Status.
Sofort handeln · Frist oder dringende Aufgabe klären
Diese Woche · Bedarf klären oder nachfassen
In Bearbeitung · Antrag liegt bei der Behörde
Läuft · Laut erfasstem Stand keine Aktion nötig
Wie die Fristen berechnet werden
Bei laufenden Genehmigungen beginnt die Nachfrage 10 Arbeitstage vor Ablauf, die Entscheidung 5 Arbeitstage vorher. Arbeitstage sind Montag bis Freitag; Feiertage werden nicht abgezogen. Hinweise und Auflagen zusätzlich lesen.
Die KI schlägt vor. Ihr entscheidet.
E-Mail und Trello liefern bei aktiver Automatisierung Vorschläge in den Eingang. Dokumente und eingefügter Text werden bei der Auswertung an Claude übermittelt. Erst eure Übernahme ändert die Vorgänge.
Mailentwürfe versendet ihr im eigenen Mailprogramm. Eine grüne Ampel ersetzt keine Prüfung des Bescheids.
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